Hur anmäler man påverkanskommunikation

Till öppenhetsregistret anmäls långsiktig och planmässig påverkanskommunikation som riktas mot riksdagen och ministerierna. Man anmäler verksamheten två gånger per år. Påverkanskommunikationen i januari–juni anmäls under anmälningsperioden i juli–augusti. Påverkanskommunikationen i juli–december anmäls i januari–februari.

Läs om vilken verksamhet som ska anmälas till öppenhetsregistret.

Att anmäla ämne

Påverkanskommunikation anmäls till öppenhetsregistret per ämne.

Ämnet för påverkan anmäls antingen som fritt formulerad text eller genom hänvisning till projektnumret.

För fritt formulerad text har 50–600 tecken reserverats. Beskriv i anmälan kort och tydligt, men samtidigt möjligast noggrant vilket ämne, projekt, lagstiftning, budget eller motsvarande man försökt påverka. Ämne för påverkanskommunikation är alltså vilket som helst ärende i fråga om vilket organisationen har bedrivit påverkanskommunikation. Av ett bra ämne framgår tydligt vad organisationens påverkanskommunikation har gällt. Vi rekommenderar att man undviker för allmänt hållna ämnen.

Om påverkanskommunikationen har riktats mot ett officiellt projekt, kan du hänvisa direkt till det med statsrådets officiella projektnummer[länk], och då behövs ingen fritt formulerad förklaring.

Öppenhetsregistret är inte en mötesdagbok, dvs. i samband med ämnet eller föremålen för påverkanskommunikationen ska man inte uppge när och hur många gånger man har träffat en person.

När det gäller ämnet ska du uppge alla personer som utgör föremål för påverkan samt kontaktsätten. Mer information om föremål för påverkanskommunikation.

Småskalig påverkanskommunikation

Aktörer som bedriver småskalig påverkanskommunikation behöver inte registrera sig i öppenhetsregistret. När verksamheten överskrider gränsen för småskalighet, dvs. när den omfattar över fem kontakter per år, ska aktören registrera sig i öppenhetsregistret.

Småskalig påverkanskommunikation är verksamhet där antalet kontakter till föremålen för påverkanskommunikation är högst fem under ett kalenderår.

Till de fem kontakterna räknas organisationens alla kontakter till alla föremål för påverkanskommunikation. Till exempel ett enskilt telefonsamtal, ett möte eller ett e-postmeddelande räknas som en kontakt. En enskild kontakt, såsom ett e-postmeddelande, kan dock ha flera olika mottagare från olika organisationer. Trots det räknas den som en kontakt.

Om en organisation tidigare har registrerat sig i öppenhetsregistret och anmält sin påverkanskommunikation men den är småskalig under något år, dvs. kontakterna är högst fem under ett kalenderår, så räcker det med att man i verksamhetsanmälan i juli–augusti uppger att verksamheten var småskalig i januari–juni. Trots detta ska även denna småskaliga påverkanskommunikation rapporteras för hela det föregående kalenderåret i verksamhetsanmälan i januari–februari. Läs mer i punkterna 3–7 på sidan Frågor och svar.

Hur gör jag en verksamhetsanmälan?

Du gör en anmälan om påverkanskommunikation i öppenhetsregistrets tjänsteportal. En verksamhetsanmälan för organisationens räkning kan göras av en person som har nödvändiga befogenheter. Organisationen ska ha gjort en registreringsanmälan innan verksamhetsanmälan görs.

Uppgifter kan anmälas endast när anmälningsperioden pågår. Anmälningsperioden är öppen i två månader i juli–augusti och januari–februari. Den senaste verksamhetsanmälan kan fritt redigeras och kompletteras under hela anmälningsperioden.

1. Logga in i öppenhetsregistret. Närmare anvisningar om inloggning finns här.

Vänligen observera att anmälan kan fyllas i av endast en person åt gången.

2. Om anmälningsperioden pågår eller ingen anmälan ännu har gjorts för perioden, syns knappen "Gör en verksamhetsanmälan" på tjänsteportalens förstasida. Klicka på den.

1. Påverkanskommunikationens omfattning

1. Börja göra verksamhetsanmälan genom att välja påverkanskommunikationens omfattning enligt mängden påverkanskommunikation som bedrivits under rapporteringsperioden. Rapporteringsperioderna är januari–juni och juli–augusti.

Tidsperioden för vilken påverkanskommunikation anmäls kan dock variera beroende på tidigare val (småskalighet) så att ämnena anges antingen för föregående halvår eller för hela året på en gång. Systemet meddelar tidsperioden för vilken verksamhetsanmälan görs.

2. Alternativen för påverkanskommunikationens omfattning är:

• "Fler än 5 kontakter eller verksamheten har bestått av rådgivning inom påverkanskommunikation"

  • Välj om din organisation har kontaktat föremålen för påverkanskommunikation mer än 5 gånger under föregående rapporteringsperiod. Du får en verksamhetsanmälan att fylla i.

• "Högst 5 kontakter"

  • Välj om din organisation har kontaktat föremålen för påverkanskommunikation högst 5 gånger under föregående rapporteringsperiod.

  • Om det är fråga om anmälningsperioden för juni–juli behöver du inte anmäla ämnen för småskalig påverkanskommunikation. Lägg till e-postadresser (1–4 st.) dit du vill få en kvittering på mottagandet av anmälan och publicera sedan anmälan. E-postadresserna publiceras inte. Du har nu gjort anmälan och kan logga ut från öppenhetsregistret.

  • Om det är fråga om anmälningsperioden för januari–februari, styr systemet till att fylla i verksamheten antingen för hela året eller för rapporteringsperioden, beroende på valet av anmälningsperiod för juni–juli.

• "Inga kontakter alls"

  • Välj detta alternativ om din organisation inte alls har varit i kontakt med föremålen för påverkanskommunikation under föregående rapporteringsperiod.

Lägg till om du vill under anmälningsperioden juni–juli e-postadresser (1–4 st.) dit du vill få en kvittering på mottagandet av anmälan och publicera sedan anmälan. E-postadresserna publiceras inte. Du har nu gjort anmälan och kan logga ut från öppenhetsregistret.

Under anmälningsperioden januari–februari styr systemet antingen till anmälan av ämnen som inte har anmälts föregående år (om småskalig verksamhet har anmälts i början av året) eller så är anmälan färdig att publiceras som sådan.

Bild 1. Välj påverkanskommunikationens omfattning under den angivna rapporteringsperioden. Knappen "Anmäl ämne" visas om du måste rapportera ämnen för påverkanskommunikation i din organisation.

2. Anmälan om påverkanskommunikation

1. Klicka på "Anmäl ämne" (bild 1).

2. Välj "Påverkanskommunikation" som typ av påverkanskommunikation. Blanketten med frågor om ämne och föremål för påverkanskommunikation (bild 2) öppnas.

Obs! Rådgivning inom påverkanskommunikation, påverkanskommunikation för en klients räkning samt organisationens egen PR-verksamhet är avsedd för organisationer som bedriver rådgivning inom påverkanskommunikation som näringsverksamhet. Se vid behov den separata anvisningen ”Hur anmäler man rådgivning inom påverkanskommunikation”.

Bild 2. Ange ämnet och föremålen för påverkanskommunikation. Till föremålen fogas också sättet att hålla kontakt.

3. Mata in ett ämne inom vilket din organisation har bedrivit påverkanskommunikation. Ämnet kan vara ett ämne som organisationen själv fastställt eller statsrådets officiella projekt:

• "Eget ämne"

  • Beskriv så noggrant som möjligt med 50–600 tecken det ämne som din organisation har påverkat. Se närmare anvisningar i punkten "Att anmäla ämne".

ELLER

• "Officiellt projekt"

  • Välj om påverkanskommunikationen gäller statsrådets officiella projekt. Mata in hela projektnumret i sökfältet och klicka på förstoringsglaset eller tryck på Enter. Klicka på projektets namn för att lägga till det i anmälan. Bokstäverna i projektnumret ska vara skrivna i versaler för att sökningen ska fungera på korrekt sätt.

4. Lägg till de föremål för påverkanskommunikation som har påverkats med ämnet genom att klicka på "Lägg till föremål". Knappen öppnar ett nytt fönster som innehåller en tabell över alla föremål för påverkanskommunikation enligt lagen om öppenhetsregistret (bild 3).

Sök rätt föremål i tabellen genom att filtrera resultatet med hjälp av organisation, avdelning, enhet, beteckning eller namn. Välj endast de föremål som har påverkats på samma sätt. Lägg till sedan ett eller flera kontaktsätt och klicka på "Lägg till".

Fönstret där du lägger till föremål stängs inte, utan du kan lägga till fler föremål för samma ämne som har kontaktats på ett annat sätt och även lägga till dem genom att klicka på "Lägg till".

Tips! Om du vill lägga till exempelvis alla riksdagsledamöter på en gång, skriv "riksdagsledamot" under kolumnen "Beteckning" och klicka på "Välj alla". Observera att ministrar som fungerar som riksdagsledamöter måste läggas till separat, sök "minister" och välj alla.

5. När du har lagt till alla föremål klickar du på "Stäng". Du kommer tillbaka till föregående vy där de föremål som lagts till visas i tabellen (bild 4).

Om du vill kan du ta bort alla föremål med knappen "Ta bort alla föremål" eller ett enskilt föremål genom att klicka på krysset efter föremålet.

Bild 3. Föremål kan filtreras och sökas enligt organisation, avdelning, enhet, beteckning eller namn. Välj önskade föremål och bifoga kontaktsättet till dem.

Bild 4. De föremål du valt visas i tabellform i anmälan.

6. Lägg till ett färdigt ämne i anmälan genom att klicka på "Lägg till ämnet för anmälan".

7. Efter att du lagt till ämnet kan du välja om du vill lägga till följande ämne som ett helt nytt ämne (tom blankett) eller utifrån föregående ämne (redigera kopia av föregående ämne). Du kan också stänga inmatningen av ämnen om det inte finns fler ämnen eller om du vill fortsätta senare.

Bild 5. Du kan lägga till följande ämne som ett helt nytt ämne eller redigera en kopia av det ämne du nyss matat in. Det är värt att kopiera ämnena om till exempel föremålen är desamma, men ämnet är ett annat.

8. När du slutar mata in ämnen kommer du tillbaka till sidan "Gör en verksamhetsanmälan". De ämnen du angett finns samlade i en tabell.

Bild 6. De ämnen du har lagt till visas i tabellen på sidan "Gör en verksamhetsanmälan". Ämnena kan granskas, redigeras eller raderas. Anmälan kan sparas som utkast eller publiceras.

3. Spara verksamhetsanmälan som utkast

Verksamhetsanmälan behöver inte fyllas i på en gång, utan du kan spara den som ett utkast och fortsätta fylla i den senare. Observera dock att det inte går att spara utkastet mitt under inmatningen av ämnet, utan ämnet ska först slutföras.

1. Klicka på "Spara utkast" på sidan "Gör en verksamhetsanmälan". Systemet gör också automatiska registreringar, varvid alla ämnen som lagts till framgångsrikt sparas i verksamhetsanmälan.

2. Du kan logga ut från öppenhetsregistret. Vem som helst som har behörighet att uträtta ärenden för organisationens räkning i öppenhetsregistret kan fortsätta att fylla i anmälan.

Obs! Kom ihåg att publicera ett utkast av anmälan innan anmälningsperioden går ut. En anmälan som publicerats efter tidsfristen antecknas som försenad.

4. Publicera verksamhetsanmälan

När du har anmält alla organisationens ämnen för rapporteringsperioden i fråga kan du publicera verksamhetsanmälan.

1. Om du vill kan du lägga till en e-postadress (1–4 st.) dit du vill få en kvittering över att anmälan publicerats. Kvitteringen skickas automatiskt också till de e-postadresser som har angetts i registreringsanmälan.

2. Publicera verksamhetsanmälan genom att klicka på "Publicera" (bild 7). Anmälan publiceras omedelbart på öppenhetsregistrets offentliga webbplats.

Obs! En anmälan som publicerats efter anmälningsperiodens slut antecknas som försenad.

3. Om du upptäcker fel eller brister kan du fritt redigera verksamhetsanmälan så länge anmälningsperioden pågår. Efter att anmälningsperioden har gått ut kan du meddela den registeransvariga om observerade ändringsbehov på adressen avoimuusrekisteri@vtv.fi.

5. Redigera verksamhetsanmälan

Utkastet till verksamhetsanmälan kan redigeras fritt, men också en publicerad anmälan kan redigeras så länge anmälningsperioden pågår. Efter att anmälningsperioden har gått ut kan du meddela den registeransvariga om observerade ändringsbehov på adressen avoimuusrekisteri@vtv.fi.

1. Logga in i öppenhetsregistrets tjänsteportal.

2. Klicka på "Fortsätt verksamhetsanmälan" eller "Redigera verksamhetsanmälan" på tjänsteportalens förstasida. Texten på knappen beror på om verksamhetsanmälan har sparats som utkast eller publicerats.

3. Du kan redigera de ämnen du uppgett enligt anvisningarna nedan.

Obs! När du redigerar en redan publicerad anmälan blir varje ämne du tagit bort, redigerat eller lagt till offentligt direkt efter bekräftelsen (bild 8). Efter varje redigering skapas en ny version av anmälan.

Granska ämnen

Du kan granska de ämnen som lagts till i en tabell eller i en separat vy som öppnas genom att klicka var som helst på ämnesraden.

Obs! Uppgifterna i tabellen kan definieras genom att i tabellens övre kant välja de alternativ som du vill att ska visas i tabellen.

Redigera ämnen

Du kan öppna ämnet för redigering genom att klicka på pennikonen i slutet av raden. I redigeringsvyn kan du redigera alla uppgifter du matat in.

Radera ämnen

Radera ämnet genom att klicka på krysset i slutet av ämnesraden och bekräfta raderingen.

Observera att varje ämne som lagts till sparas automatiskt i anmälan. Om du alltså vill ta bort ämnet ska du separat radera det från krysset. Att lämna blanketten utan att spara raderar inte de ämnen som lagts till.

Bild 7. Ändringar i en publicerad verksamhetsanmälan publiceras genast efter bekräftelsemeddelandet.