Hur anmäler man ekonomiska uppgifter

De ekonomiska uppgifterna beskriver de ekonomiska resurser som organisationerna använder för att påverka riksdagen och ministerierna. Ekonomiska uppgifter lämnas endast om påverkanskommunikation eller rådgivning inom påverkanskommunikation som hör till tillämpningsområdet för lagen om öppenhetsregistret. I praktiken anmäls ekonomiska uppgifter om samma påverkanskommunikation som man har gjort också verksamhetsanmälningar om.

Anmälan av ekonomiska uppgifter och tidsplan

De ekonomiska uppgifterna lämnas retroaktivt för föregående kalenderår i den verksamhetsanmälan som görs i juli–augusti. I verksamhetsanmälan i juli–augusti lämnas därmed:

• uppgifter om påverkanskommunikationen eller rådgivningen inom påverkanskommunikation i januari–juni och

• ekonomiska uppgifter om påverkanskommunikationen eller rådgivningen inom påverkanskommunikation under hela föregående kalenderår.

Uppgifterna gäller alltid ett helt kalenderår, så uppgifter lämnas inte om organisationen har registrerat sig i öppenhetsregistret mitt under det granskade kalenderåret. Om den registrerade organisationens påverkanskommunikation har varit småskalig under föregående kalenderår, dvs. man har inte preciserat teman för påverkanskommunikationen i verksamhetsanmälningarna, ska man trots allt anmäla de ekonomiska uppgifterna om påverkanskommunikationen.

Företagshemligheter utgör inte hinder för anmälan av ekonomiska uppgifter om påverkanskommunikation eller rådgivning inom påverkanskommunikation. De ekonomiska uppgifterna för föregående kalenderår ska anmälas också om organisationen utträder ur öppenhetsregistret, om de ännu inte har anmälts.

De ekonomiska uppgifterna anmäls inte om man under föregående kalenderår inte alls har bedrivit påverkanskommunikation eller rådgivning inom påverkanskommunikation eller haft kontakter med föremålen för påverkanskommunikation utanför en kundrelation enligt lagen om öppenhetsregistret.

Ekonomiska uppgifter som ska lämnas om påverkanskommunikation

De ekonomiska uppgifterna om påverkanskommunikationen ska lämnas om den anmälningsskyldige har bedrivit sådan påverkanskommunikation som avses i lagen om öppenhetsregistret under föregående kalenderår.

Till ekonomiska uppgifter om påverkanskommunikation hör

• det totala antalet personer som under föregående kalenderår har deltagit i påverkanskommunikation och antalet årsverken som dessa använt för påverkanskommunikationen,

• kostnadsbeloppen för sådan rådgivning inom påverkanskommunikation som skaffats som köpta tjänster och

• utgifterna för marknadsföring och representation i samband med påverkanskommunikationen.

Totalt antal personer som deltagit i påverkanskommunikation

I de ekonomiska uppgifterna anges det totala antalet personer som deltagit i påverkanskommunikation. Om påverkanskommunikationen under föregående kalenderår inte alls har innefattat personer som har fått lön eller andra ekonomiska förmåner ska också detta anmälas genom att man anger 0 för det totala antalet. För det totala antalet visas då meddelandet ”Ingen anställd inom påverkanskommunikationen”.

Deltagande i påverkanskommunikation avser att en person har deltagit i kontakten med föremålen för påverkanskommunikation.

I det totala antalet personer som deltagit i påverkanskommunikation räknas de personer som

• under föregående kalenderår har deltagit i organisationens påverkanskommunikation och

• som har fått lön eller någon annan ekonomisk förmån för detta arbete.

Personerna har kunnat stå i anställningsförhållande till en organisation som utför påverkansarbete eller till exempel ha varit förtroendevalda och fått lön eller andra ekonomiska förmåner för sitt arbete.

Årsverken som använts för påverkanskommunikation

Till de årsverken som använts för påverkanskommunikation räknas de årsverken som ovan beskrivna personer har använt för påverkanskommunikation under föregående år.

En anmälningsskyldig organisation bedömer enligt sin bästa uppfattning den arbetsinsats som varje person har använt för påverkanskommunikation. Därefter räknas de årsverken som använts för påverkanskommunikation samman och uppges i följande storleksklasser:

• under 1 årsverke

• 1–2,9 årsverken

• 3–4,9 årsverken

• 5–10 årsverken

• över 10 årsverken.

Med årsverke avses en heltidsanställd persons arbetsinsats under ett kalenderår. Om en person har använt ett årsverke för påverkanskommunikation, bedriver personen påverkanskommunikation på heltid.

Som arbetsinsats som använts för påverkanskommunikation betraktas all den tid som har använts för den anmälningsskyldiges kontakter inom påverkanskommunikation samt för uppgifter och åtgärder i anslutning till den.

Exempel 1. Den anmälningsskyldige har under föregående kalenderår haft fem heltidsanställda som alla har deltagit i den anmälningsskyldiges påverkanskommunikation. Var och en har använt 30 procent av sin arbetsinsats under kalenderåret till uppgifter som anknyter till påverkanskommunikation. De årsverken som den anmälningsskyldige använt för påverkanskommunikation är således sammanräknade: 0,3 + 0,3 + 0,3 + 0,3 + 0,3 = 1,5 årsverken. I verksamhetsanmälan väljer man "1–2,9 årsverken".

Exempel 2. Den anmälningsskyldige har under föregående kalenderår haft en heltidsanställd och en förtroendevald som båda har deltagit i den påverkanskommunikation som den anmälningsskyldige bedrivit. Den heltidsanställda har använt 80 procent av sin arbetsinsats under kalenderåret till uppgifter som anknyter till påverkanskommunikation. Den förtroendevalda, som fått arvode för sitt arbete, har sporadiskt utfört uppgifter som anknyter till påverkanskommunikation, och arbetsinsatsen motsvarar 5 procent av en heltidsanställds arbetsinsats under kalenderåret. De årsverken som den anmälningsskyldige använt för påverkanskommunikation är således sammanräknade 0,8 + 0,05 = 0,85 årsverken. I verksamhetsanmälan väljer man ” under 1 årsverke".

Kostnadsbeloppen för sådan rådgivning inom påverkanskommunikation som skaffats som köpta tjänster

Om en anmälningsskyldig organisation har skaffat köpta tjänster för rådgivning inom påverkanskommunikation under föregående kalenderår, ska kostnadsbeloppen för dem uppges i euro i de ekonomiska uppgifterna. Kostnaderna uppges endast för sådana rådgivningstjänster som skaffats som köpta tjänster och som har samband med påverkanskommunikationen under föregående kalenderår.

Rådgivning inom påverkanskommunikation är som näringsverksamhet bedriven verksamhet där påverkanskommunikation bedrivs för en klients räkning eller där en klient erbjuds stöd inom påverkanskommunikation. Rådgivning inom påverkanskommunikation kan vara till exempel planering av påverkanskommunikation, kommunikation eller verksamhet, kartläggning av intressentgrupper, utnyttjande av en konsultaktörs kompetens och kontakter eller annan rådgivning som har samband med organisationens påverkanskommunikation.

Med rådgivning inom påverkanskommunikation som skaffats som köpta tjänster avses inte enbart service som benämns påverkansarbete eller rådgivning inom påverkanskommunikation. Tjänster kan också vara till exempel tjänster inom kommunikation och marknadsföring, intern utveckling eller juridisk rådgivning, om de hänför sig till den anmälningsskyldiges påverkanskommunikation. Uppgifterna uppges i euro i verksamhetsanmälan.

Utgifter för marknadsföring och representation i samband med påverkanskommunikationen

I de ekonomiska uppgifterna anmäler man separat de utgifter för marknadsföring och representation i samband med påverkanskommunikation som har uppkommit under föregående kalenderår. Dessa är kostnader för marknadsföring och representation som har gjorts i anslutning till påverkanskommunikation.

Utgifter för marknadsföring och representation som har samband med påverkanskommunikation kan uppstå i situationer där endast en del av de totala utgifterna riktas mot sådana föremål för påverkanskommunikation som avses i lagen om öppenhetsregistret. Sådana situationer kan vara till exempel tillställningar i vilka även andra aktörer deltar förutom föremål för påverkanskommunikation, eller marknadsföringskampanjer som riktar sig även till andra aktörer förutom föremål för påverkanskommunikation.

Den anmälningsskyldige ska enligt sin bästa uppfattning bedöma vilken andel av de totala kostnaderna som har samband med påverkanskommunikationen. Om till exempel hälften av gästerna vid en tillställning som har samband med påverkanskommunikation är sådana föremål för påverkanskommunikation som avses i lagen, kan den anmälningsskyldige uppskatta att 50 procent av de totala kostnaderna för tillställningen är sådana utgifter för representation som avses i lagen om öppenhetsregistret.

Utgifter för marknadsföring och representation i samband med påverkanskommunikation uppges separat i följande storleksklasser:

• under 1 000 euro

• 1000–4 999 euro

• 5000–9 999 euro

• 10000–24 999 euro

• 25000–49 999 euro

• 50000–99 999 euro

• 100000–199 999 euro

• 200000–299 999 euro

• 300000–399 999 euro

• 400000–500 000 euro

• över 500 000 euro.

Marknadsföringsutgifter som har samband med påverkanskommunikation

Marknadsföringsutgifter som har samband med påverkanskommunikation är kostnader för anskaffning av marknadsföringsmaterial och marknadsföringstjänster som använts i påverkanskommunikation.

Marknadsföringsutgifter som har samband med påverkanskommunikation kan vara till exempel:

• kostnader för reklam och kommunikationskampanjer, såsom planering och produktion av reklammaterial

• utgifter för evenemang och mässor, såsom deltagaravgifter, lokalhyror, presentationsställen, broschyrer och annat evenemangsmaterial

• kostnader för direktmarknadsföring, såsom e-postkampanjer och motsvarande marknadsföring

• kostnader för marknadsföringstjänster, såsom reklambyråtjänster och konsultering som anknyter till innehållsproduktion

• kostnader för sponsoravtal och samarbete.

Ovanstående är exempel på möjliga marknadsföringsutgifter som har samband med påverkanskommunikation och det är inte fråga om en uttömmande lista.

Representationsutgifter som har samband med påverkanskommunikation

Representationsutgifter som har samband med påverkanskommunikation är utgifter som har uppkommit som resultat av gästfrihet eller annan uppmärksamhet. I påverkanskommunikation kan ingå representation i syfte att främja vissa syften eller intressen till exempel genom att skapa eller upprätthålla relationer till föremål för påverkanskommunikation.

Representationsutgifter som har samband med påverkanskommunikation kan vara till exempel:

• utgifter för servering och måltider, såsom affärsluncher och affärsmiddagar eller kaffeservering i samband med möten

• utgifter för tillställningar och evenemang, såsom utgifter för att ordna fester eller seminarier (t.ex. lokalhyror, cateringtjänster, utgifter för personer som uppträder)

• utgifter för gåvor eller uppvaktningar som ges till föremål för påverkanskommunikation (t.ex. evenemangsbiljetter, gåvor, presentkort)

• rese- och inkvarteringskostnader i anslutning till representationsresor

• övriga representationsutgifter som har samband med påverkanskommunikation.

Ekonomiska uppgifter som ska lämnas om rådgivning inom påverkanskommunikation

Ekonomiska uppgifter om rådgivning inom påverkanskommunikation lämnas om organisationen har bedrivit rådgivning inom påverkanskommunikation under föregående kalenderår. På sidan Hur anmäler man rådgivning inom påverkanskommunikation finns information om olika former av rådgivning inom påverkanskommunikation.

I de ekonomiska uppgifterna om rådgivning inom påverkanskommunikation uppges omsättningen i euro för rådgivningen inom påverkanskommunikation under föregående kalenderår. Med omsättningen för rådgivning inom påverkanskommunikation avses omsättningen för en anmälningsskyldigs rådgivning inom påverkanskommunikation som omfattas av tillämpningsområdet för lagen om öppenhetsregistret och som den anmälningsskyldige har anmält i verksamhetsanmälan. Den anmälningsskyldige ska således särskilja omsättningen för rådgivning inom påverkanskommunikation från den övriga omsättningen.

Om organisationen utöver rådgivning inom påverkanskommunikation har bedrivit påverkanskommunikation, ska den också anmäla ekonomiska uppgifter om påverkanskommunikationen.