Vaikuttamistoiminnan raportoinnin ohjeistus tarkentuu
VTV on tarkentanut ohjeistusta pienimuotoista vaikuttamistoimintaa harjoittavien toimijoiden raportoinnista sekä kielistä, joilla tiedot tulee avoimuusrekisteriin antaa. Tarjolla on myös Excel-pohja vaikuttamistoiminnan tietojen keräämiseen.
Avoimuusrekisterilaki määrittelee rajan, jolloin vaikuttamistoiminta lasketaan pienimuotoiseksi. Pienimuotoinen vaikuttamistoiminta sisältää kalenterivuoden aikana yhteensä enintään viisi yksittäistä yhteydenottoa yhteen tai useampaan vaikuttamistoiminnan kohteeseen. Yksittäisellä yhteydenotolla voi olla vastaanottajana yksi tai useampi vaikuttamistoiminnan kohde.
Pysyvästi pienimuotoista vaikuttamistoimintaa tekevän toimijan on tarkoitettu jäävän avoimuusrekisterin ulkopuolelle toiminnan vähäisyyden vuoksi. Jos vaikuttamistoiminnan laajuus kuitenkin vaihtelee pienimuotoisen rajan ylittävän ja pienimuotoisen vaikuttamistoiminnan välillä, kuuluu toimijan olla rekisteröitynyt avoimuusrekisteriin.
Kaikkien tehtävä toimintailmoitus, mutta pienimuotoisesta toiminnasta ei aiheiden erittelyä
Kaikkien rekisteröityneiden tulee tehdä toimintailmoitus kahdesti vuodessa. Jos vaikuttamistoiminta on kuitenkin jäänyt pienimuotoiseksi raportoitavalta ajalta, toimija ei ole velvollinen erittelemään vaikuttamistoimintansa aiheita toimintailmoituksella. Siksi toimijoiden, joilla vaikuttamistoiminnan laajuus vaihtelee, on seurattava, ylittyykö pienimuotoisuuden raja vai ei.
Jos pienimuotoisuuden raja ei ylity koko vuoden aikana, toimijan ei tarvitse eritellä aiheita lainkaan kyseiseltä vuodelta. Jos raja ylittyy jossain kohtaa vuotta, vaikuttamistoiminnan aiheet on eriteltävä seuraavalle toimintailmoitukselle, koska toiminta ei enää ole pienimuotoista, vaan ilmoitusvelvollisuuden alaista toimintaa.
Avoimuusrekisteriin rekisteröitynyt toimija, joka harjoittaa arvionsa mukaan ainoastaan pienimuotoista vaikuttamistoimintaa, voi poistua avoimuusrekisteristä täyttämällä asiointipalvelussa poistumisilmoituksen. Velvollisuudet avoimuusrekisteriin lakkaavat, kun rekisterinpitäjä on hyväksynyt ilmoituksen.
Avoimuusrekisterin verkkosivujen ohjeet tullaan päivittämään vastaamaan tätä tarkentunutta ohjeistusta.
Avoimuusrekisterin tiedot ilmoitetaan suomeksi tai ruotsiksi
Avoimuusrekisteriin on ilmoitettava kaikki tiedot kielilain (423/2003) mukaan suomeksi tai ruotsiksi. Englanniksi tai muulla kielellä tietoja antaneita tullaan pyytämään kääntämään tiedot jommallekummalle kotimaiselle kielelle.
Muulla kielellä tietoja antaneet voivat myös omatoimisesti ottaa yhteyttä rekisterinpitäjään, joka avaa tehdyn toimintailmoituksen muokattavaksi. Yhteydenotot voi lähettää osoitteeseen avoimuusrekisteri@vtv.fi. Rekisteröinti-ilmoituksen tietoja pystyy päivittämään vapaasti kirjautumalla asiointipalveluun.
Raportointipohja vaikuttamistoiminnan tietojen keräämisen tueksi
Toimintailmoitukseen tarvittavien tietojen keräämisen helpottamiseksi VTV tarjoaa valmiin Excel-muotoisen pohjan, johon toimija voi kerätä tietoa vaikuttamistoiminnastaan. Kyseessä on vapaaehtoisesti käytettävä apuväline, jolla tiedot voi kerätä oikeassa muodossa avoimuusrekisteriä varten. Excel-tiedostoa ei voi sellaisenaan syöttää järjestelmään, vaan aiheet on manuaalisesti siirrettävä avoimuusrekisteriin asiointipalvelun kautta ilmoituskauden ollessa avoinna.
Tiedoston taulukkovälilehdellä on ohjeita raportointipohjan täyttämiseen.